TLDR
- Teamrituelen zijn doelgerichte interactiescripts, die deze interacties herkenbaar, herhaalbaar en voorspelbaar maken.
- Ze hebben het vermogen om nieuwe gewoonten in teams in te voeren en zelfs om dominante overtuigingen over hoe dingen gedaan moeten worden te veranderen.
- Daarom vormen ze de ultieme hefbomen voor teamcohesie en psychologische veiligheid.
- De moed hebben om rituelen binnen teams te installeren zal leiden tot meer moedige teams.
Wat is een teamritueel?
Teamrituelen zijn ontworpen en vastgelegde vormen van interactie tussen mensen. Omdat ze volgens een vaste volgorde worden uitgevoerd, zijn rituelen herkenbaar, herhaalbaar en voorspelbaar. Een belangrijk kenmerk van elk ritueel is dat het niet zomaar een willekeurige opeenvolging van activiteiten of handelingen is, maar dat deze opeenvolging een duidelijk, vooraf bepaald doel dient.
Rituelen in een bedrijfscontext
In teams en organisaties spelen teamrituelen een krachtige rol bij het vormgeven van de interactie tussen teamleden. Door bepaalde rituelen in uw organisatie en teams te implementeren, begeleidt u medewerkers en teamleden in het communiceren en samenwerken.
Een voorbeeld van een teamritueel in organisaties en teams is de retrospectie. Afkomstig uit de agile methodiek is een retrospectie een sessie tussen leden van een (project)team waarin zij op een zeer gestructureerde manier reflecteren op hun werk. Wat wilden we bereiken? Wat hebben we daadwerkelijk bereikt? Zit er een gat tussen? En zo ja, hoe kunnen we dit gat verklaren? Het doel van een retrospectief is een leerproces op gang te brengen. Mensen open en diepgaand laten bespreken wat er is gebeurd, wat er fout is gegaan en wat er van de fouten kan worden geleerd. Zonder een retrospectie loop je het risico dat je doorgaat naar het volgende project of de volgende taak zonder te weten wat er mis ging met het vorige.
Een ander voorbeeld van een ritueel in organisaties en teams is de check-in aan het begin van vergaderingen. Tijdens een check-in maak je een snel rondje binnen het team om te kijken hoe het met iedereen gaat. Zo krijgen alle deelnemers de kans om wat dingen van zich af te zetten voordat de eigenlijke vergadering begint. Een snelle check-in helpt ook om als persoon aanwezig te zijn bij de vergadering: door eerst te delen hoe je je voelt, kun je tijdens de vergadering opener en eerlijker zijn.
Verschillende rituelen, verschillende doelen
Zoals gezegd is een belangrijk onderdeel van een ritueel dat het een duidelijk, vooraf bepaald doel dient. In het geval van de retrospectie is het doel een leerproces binnen een team op gang te brengen door fouten openlijk te bespreken in plaats van ze te negeren. Het doel van het uitvoeren van check-ins kan zijn om aan het begin van de vergadering dingen van je af te zetten om daarna een productievere vergadering te hebben.
Eén ritueel kan meer dan één doel dienen. Een ander doel van een check-in kan bijvoorbeeld zijn om miscommunicatie te voorkomen. Door de tijd te nemen om te luisteren naar waar iedereen vandaan komt en wat zijn of haar gemoedstoestand is bij aanvang van de vergadering, kun je je communicatiestijl tijdens de vergadering aanpassen. Stel dat je iemand in je vergadering hebt die thuis les geeft aan zijn kinderen en na de vergadering aan zijn/haar shift moet beginnen. Het is begrijpelijk dat deze persoon geen directe acties of to do’s kan ondernemen na de vergadering, dus het heeft geen zin dit van hem/haar te verwachten. Door deze dingen aan het begin van de vergadering te delen, voelen mensen niet de druk om zich tijdens de vergadering te verantwoorden.
Rituelen om teamprestaties te bevorderen
Mensen zijn gewoontedieren. Wanneer mensen op een ongestructureerde manier worden samengebracht, hebben ze de neiging om vast te houden aan oude patronen en de dingen te doen zoals ze altijd hebben gedaan. Een dialoog op gang brengen en veranderingen doorvoeren wordt dan erg moeilijk. In een zakelijke context, waar mensen getraind zijn om zich als een professional te gedragen en hun persoonlijke gedachten voor zichzelf te houden, is dit nog meer het geval.
We zijn allemaal wel eens in situaties geweest waarin we onze gedachten wilden delen, maar niet durfden uit te spreken. Rituelen helpen die hindernis te overwinnen door een soort voorspelbaarheid te creëren. Een ritueel wordt voor iedereen op dezelfde manier opgezet en volgt een vast patroon. Een check-in gaat bijvoorbeeld als volgt: we delen eerst om de beurt hoe iedereen zich voelt en gaan dan pas verder met de vergadering. Het is een vast, voorspelbaar patroon dat voor iedereen in de vergadering geldt, waardoor het voor iedereen veilig is om zich uit te spreken.
Stel je voor dat je zegt: vanaf nu is iedereen vrij om zijn mening te geven. Hoe begin je? En wie begint? Wanneer spreek je?
Zonder teamrituelen is er te veel onzekerheid in het wie, hoe en wanneer, waardoor het voor mensen te riskant wordt om vrijuit hun gedachten en meningen te delen.
Stel je nu voor dat je zegt: de komende 5, 10, 15 minuten gaan we spreken en delen wat we voelen. Een voor een, om de beurt, krijgt iedereen de kans om ononderbroken te spreken, terwijl de rest van het team stil blijft en luistert.
Door een ritueel in te stellen, creëer je duidelijkheid, voorspelbaarheid en dus veiligheid. Veiligheid voor mezelf en voor iedereen in mijn team. Dus waarom er niet voor gaan? Waarom niet die kans grijpen om dingen te bespreken waar we anders nooit onze mond over open durven doen? De moed hebben om rituelen te installeren binnen teams zal leiden tot meer moedige teams.
Tot slot
Teamrituelen zijn niet zomaar door organisatorische hippies verzonnen initiatieven, maar doelgerichte sociale technieken om een bepaald doel te bereiken. Ze hebben het vermogen om nieuwe gewoonten in te voeren en een teamklimaat te scheppen waarin mensen zich kunnen uitspreken en moeilijke kwesties kunnen aanpakken.
Aangezien teams de bouwstenen zijn van elke organisatie, kan het enorme effect van deze kleine teamrituelen niet worden genegeerd.
